Privacyverklaring

Impactis hecht veel waarde aan een zorgvuldige en vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft. Impactis verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Versie oktober 2026

Impactis – Mens • Werk • Organisatie
Inzicht dat beweging brengt. Impact die blijft.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

Impactis hecht grote waarde aan een zorgvuldige en vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens.

Impactis is een eenmanszaak, gevestigd te Apeldoorn en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98942867.

Impactis is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor zover zij daarbij optreedt als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Bij opdrachten voor werkgevers, arbodiensten of andere organisaties kan de precieze rolverdeling verschillen. Deze wordt vastgesteld op basis van de feitelijke werkzaamheden en verantwoordelijkheden.

Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen via:

Impactis
Marieke Schaufeli
E-mail: marieke@impactis.nl
Telefoon: +31 6 418 24 101

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Impactis verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van haar dienstverlening.

Afhankelijk van de aard van de opdracht kan het gaan om:

• Naam en contactgegevens. 
• Functie- en organisatiegegevens. 
• Arbeidsverleden, opleiding en werkervaring. 
• Informatie over werkzaamheden en arbeidsomstandigheden. 
• Informatie die relevant is voor arbeidsdeskundige onderzoeken, re-integratie en begeleiding. 
• Gegevens die worden gedeeld in gesprekken, rapportages en correspondentie. 

Gegevens over gezondheid en belastbaarheid

Bij arbeidsdeskundige onderzoeken en re-integratietrajecten kan Impactis informatie verwerken over de door een bedrijfsarts vastgestelde functionele mogelijkheden en beperkingen van werknemers, voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is voor de uitvoering van de betreffende opdracht.

Impactis verwerkt geen medische diagnoses of behandelgegevens wanneer deze niet noodzakelijk zijn voor haar dienstverlening.

Gezondheidsgegevens worden uitsluitend verwerkt wanneer daarvoor naast een geldige AVG-grondslag ook een toepasselijke wettelijke uitzondering op het verwerkingsverbod bestaat.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

Impactis verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Het uitvoeren van arbeidsdeskundige onderzoeken en het opstellen van rapportages. 
2. Het begeleiden en adviseren bij verzuim- en re-integratietrajecten. 
3. Het uitvoeren van tweede spoortrajecten en loopbaanbegeleiding. 
4. Het verzorgen van HR-advies, organisatieontwikkeling en coaching. 
5. Het onderhouden van contact met opdrachtgevers en betrokkenen. 
6. Het uitvoeren van administratieve handelingen, waaronder facturatie. 
7. Het voldoen aan wettelijke verplichtingen. 
8. Het waarborgen van de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening. 

Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met het doel waarvoor zij zijn verzameld.

4. Op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Impactis verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan dit zijn:

• De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is. 
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting. 
• Een gerechtvaardigd belang, voor zover de belangen en rechten van betrokkenen zich daar niet tegen verzetten. 
• Toestemming, wanneer deze rechtsgeldig kan worden gegeven en voor de betreffende verwerking vereist of passend is. 

Bij verwerking van bijzondere persoonsgegevens, waaronder gezondheidsgegevens, geldt daarnaast een afzonderlijke wettelijke uitzondering op het verwerkingsverbod.

Impactis beoordeelt per verwerking welke grondslag en eventuele uitzondering van toepassing zijn.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Impactis deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening en daarvoor een geldige juridische grondslag bestaat.

Afhankelijk van de opdracht kan informatie worden gedeeld met:

• Opdrachtgevers, voor zover zij gerechtigd zijn de betreffende informatie te ontvangen. 
• Werknemers of andere betrokkenen. 
• Arbodiensten en bevoegde professionals. 
• Zelfstandige re-integratiecoaches, loopbaanbegeleiders en andere gespecialiseerde samenwerkingspartners. 
• Overheidsinstanties, waaronder UWV, voor zover verstrekking noodzakelijk en rechtmatig is. 
• Dienstverleners die Impactis ondersteunen bij administratie, communicatie en gegevensbeveiliging. 

Met partijen die persoonsgegevens verwerken worden passende afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en gegevensbescherming.

Wanneer een partij als verwerker optreedt, wordt waar vereist een verwerkersovereenkomst gesloten.

Impactis verkoopt persoonsgegevens niet aan derden en verstrekt deze niet voor commerciële doeleinden van derden.

6. Vertrouwelijkheid bij arbeidsdeskundige onderzoeken en coaching

Impactis gaat zorgvuldig om met informatie die tijdens arbeidsdeskundige onderzoeken, coaching en begeleiding wordt verkregen.

Bij arbeidsdeskundige onderzoeken worden rapportages uitsluitend verstrekt aan personen en organisaties die gerechtigd zijn deze te ontvangen.

De inhoud van individuele coaching- en begeleidingsgesprekken wordt niet zonder passende toestemming of andere geldige juridische grondslag met opdrachtgevers gedeeld.

Vooraf wordt, waar van toepassing, afgestemd welke informatie over voortgang, aanwezigheid of trajectresultaten wordt teruggekoppeld.

Impactis respecteert de vertrouwelijkheid van persoonlijke informatie en de professionele onafhankelijkheid van haar dienstverlening.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Impactis bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of anderszins rechtmatig noodzakelijk is.

De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de gegevens en de dienstverlening.

Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen:

• Administratieve en financiële gegevens. 
• Arbeidsdeskundige dossiers en rapportages. 
• Re-integratie- en begeleidingsdossiers. 
• Correspondentie en overige zakelijke gegevens. 

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens zorgvuldig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Impactis neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik en onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Toegangsbeveiliging van systemen en documenten. 
• Beveiligde opslag van persoonsgegevens. 
• Veilige communicatie bij het uitwisselen van vertrouwelijke informatie. 
• Beperking van toegang tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden. 
• Vertrouwelijkheidsafspraken met ingeschakelde professionals. 

Bij de uitwisseling van vertrouwelijke documenten en rapportages maakt Impactis waar passend gebruik van beveiligde communicatiemiddelen, waaronder Zivver.

9. Welke rechten heb je?

Op grond van de AVG heb je, voor zover van toepassing, de volgende rechten:

• Recht op inzage in je persoonsgegevens. 
• Recht op correctie of aanvulling. 
• Recht op verwijdering. 
• Recht op beperking van de verwerking. 
• Recht op bezwaar tegen de verwerking. 
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid. 
• Recht om gegeven toestemming in te trekken. 

Een verzoek kan worden ingediend via marieke@impactis.nl.

Impactis behandelt verzoeken zorgvuldig en reageert binnen de wettelijke termijn.

Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Datalekken en beveiligingsincidenten

Impactis neemt beveiligingsincidenten en mogelijke datalekken serieus.

Wanneer zich een incident voordoet waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordeelt Impactis de aard en mogelijke gevolgen daarvan.

Indien wettelijk vereist, wordt het incident gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en/of de betrokken personen.

Wanneer een incident betrekking heeft op persoonsgegevens die in opdracht van een andere organisatie worden verwerkt, worden de toepasselijke afspraken over melding en afhandeling nageleefd.

11. Wijzigingen

Impactis kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer ontwikkelingen in wetgeving, dienstverlening of gegevensverwerking daartoe aanleiding geven.

De meest actuele versie is beschikbaar via de website van Impactis.

Versie: oktober 2026
Impactis – Marieke Schaufeli
Apeldoorn
KvK 98942867